European Central Bank published guidance to banks on
non-performing loans ("NPL")

Following a consultation process in autumn 2016, the ECB published on 20 March 2017 its final guidance to banks on the handling and reduction of NPL ("Guidance") – one of the most demanding problems within the European banking sector. The Guidance describes guidelines for measures, processes and best practices for banks when tackling NPL and it gives guidance calls on banks to implement realistic and ambitious strategies for NPL reduction. The Guidance is non-binding, but the ECB fully expects significant institutions ("SIs") and their subsidiaries to implement the Guidance and it shall serve as basis for an ongoing supervisory dialogue with banks in general.

The structure of the Guidance follows the control and management process for NPL and covers the following key aspects: NPL strategy, NPL governance and operations, forbearance, NPL recognition, NPL impairment measurement and write-offs as well as collateral valuation of immovable property.

1. Applicability of the Guidance

The Guidance generally addresses credit institutions within the meaning of Article 4(1) of Regulation (EU) 575/2013 (CRR) and it is directly applicable to all SIs supervised under the Single Supervisory Mechanism (SSM), including their international subsidiaries. Since national supervisory authorities are involved in the SSM together with the ECB and the Guidance also describes best practices, it can be expected that there will be an effect on the expectations of national authorities in general regarding all banks. Even though the Guidance is non-binding, any deviations from it may result in supervisory measures.

In its supervision in cooperation with national supervisory authorities in so called "Joint Supervisory Teams" ("JSTs"), the ECB will apply the principle of proportionality and adjust its level of intrusiveness depending on the level and severity of NPL in the banks' respective portfolios. Accordingly, the guidelines regarding NPL strategy and NPL governance and operations are relevant in particular for banks with a high level of NPL, i.e. an NPL level that is considerably higher than the EU average („High NPL Banks").

2. Key aspects of the Guidance

2.1 NPL strategy

According to the Guidance, High NPL Banks are requested to build and incorporate a strategy to reduce their NPL exposure within "sufficiently ambitious time-bound horizons" around the following key elements:

assessing the operating environment, including internal NPL capabilities, external conditions impacting NPL workout and capital implications;
developing NPL targets in terms of operational capabilities (qualitative) and projected NPL reductions (quantitative) – worth noting in this context is that the Guidance does not provide for specific quantitative targets but banks are asked to develop a strategy that could include e.g. an outsourcing of NPL maintenance or portfolio sales; the operational plan shall comply with certain minimum requirements as regards time-bound objectives and goals and staffing and resource requirements etc.;
implementing the operational plan, including any necessary changes in the organisational structure of the bank; and
fully embedding the NPL strategy into the management processes of the bank, including a regular (at least annual) review and an independent monitoring by internal risk control functions.

High NPL Banks are expected to report their NPL strategy to the JSTs annually during the first quarter of each year.

2.2 NPL governance and operations

Alongside the establishment of the NPL strategy, the Guidance expects the management of any SI to ensure implementation and internal control of the strategy and to monitor (at least on a quarterly basis) any progress made. Furthermore, High NPL Banks are expected to create dedicated NPL workout units which are separate from the units responsible for loan origination.

2.3 Forbearance

According to the Guidance, the key objectives of forbearance measures, e.g. grace periods, are either non-performing borrowers to exit their non-performing status or to prevent performing borrowers from reaching a non-performing status – forbearance is an important instrument to reduce the NPL level as it is a way of returning an exposure to a situation of sustainable repayment. However, as forbearance measures may lead to a misrepresentation of asset quality on the balance sheet, and often only prolong the non-performing status, if granted to borrowers in financial difficulties or if multiple consecutive measures are granted to the same exposures, the Guidance addresses forbearance options and criteria to distinguish between viable and non-viable forbearance measures. Banks are expected to enforce their rights if no restructuring solution leading to a repayment of the amount due can be achieved. Banks are also expected to inform the supervisory authorities about forbearance measures by providing standardized information as described in Annex 7 to the Guidance.

2.4 NPL recognition

In its Guidance, the ECB points out that the commonly used term of NPL is based on various different definitions and it encourages banks to adopt – consistently throughout the institutions and their branches and subsidiaries – the definition of "non-performing exposure" ("NPE") based on the criteria of "(more than 90 days) past-due" and/or "unlikely to pay" as issued by the European Banking Authority ("EBA") in Paragraph 145, Annex V, Implementing Technical Standards Amending Commission Implementing Regulation (EU) No 680/2014 on Supervisory Reporting of institutions.

2.5 NPL impairment measurement and write-offs

The ECB notes that supervisory initiatives such as asset quality reviews (AQRs) and stress tests (STs) have further highlighted the need for consistent provisioning methodology and adequate provisioning levels across banks. The Guidance provides requirements for provisioning methodologies to ensure an adequate measurement of impairment provisions across all loan portfolios (in particular individual and collective impairment measurement and write-offs) and it also provides requirements for a timely recognition of loan losses within the context of relevant and applicable accounting standards (with a focus on IAS/IFRS and the entering into force of IFRS 9 in 2018). In addition, provisioning and write-off procedures are described in respect to appropriate credit risk practices. Upon request, banks are expected to be able to provide supervisory authorities at least with data regarding their respective models used for calculation of impairment allowances for NPL (on a collective basis).

2.6 Collateral valuation for immovable property

According to the ECB, supervisory assessments and onsite inspections have shown deficiencies in the banks' completeness and accuracy of immovable property valuation. Banks have often failed to obtain periodic financial information from borrowers or updated real estate valuations. Therefore banks failed to recognize early warning signs of declining asset quality, which resulted in an understatement of balance sheet loan loss provisions. Consequently, the ECB in its Guidance recommends that all valuations are performed by independent appraisers that are not involved in the loan processing, do not have any interest in the property and are not related to the buyer or seller of the property. Valuations shall be updated on an annual basis for commercial real estate and on a three years' basis for residential real estate. However, where there are signs of significant negative changes, valuations should be carried out more frequently.

3. Comments and outlook

In the light of the increased requirements set out in the Guidance regarding NPL strategy, NPL governance and operations and reporting, primarily for High NPL Banks, banks need to assess and analyze their current routines and organizational structure, also regarding the requirement to establish specific workout units and an internal control and management infrastructure with early warning systems.

Despite the non-binding nature of the Guidance, the ECB expects SIs upon supervisory request to explain and substantiate any deviation from the Guidance, and non-compliance may trigger supervisory measures. Against this background it is obvious that the ECB focuses on reducing European banks' NPL levels and that it will use the instruments at its disposal to do so. However, it remains to be seen to what extent SIs and other banks actually will apply the Guidance, and what consequences the supervisory authorities will take in case of non-compliance.

It will be interesting to see how the NPL market develops in the light of the Guidance with its new requirements for NPL impairment measurement.

If you have any questions or would like to discuss the Guidance or any aspects thereof, you are very welcome to get in touch. We are looking forward to your call or email.

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Dr Christina Griebeler, M.I.C.L.
Lawyer (Rechtsanwältin),
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3.5	Der Mandant wird kallan zur Vorlage bei Behörden, Gerichten und sonstigen Dritten schriftliche Vollmachten erteilen. Eine kallan erteilte Vollmacht kann nur schriftlich widerrufen werden.

4.	Vergütung, Kostenerstattung, Abtretung, Aufrechnung
4.1	Die Vergütung richtet sich nach der zwischen kallan und dem Mandanten separat geschlossenen Vergütungsvereinbarung. Sofern eine Vergütungsvereinbarung nicht abgeschlossen wird, erfolgt eine Abrechnung nach den Bestimmungen des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes (RVG).
4.2	Zusätzlich zu den vereinbarten oder gesetzlichen Honoraren bzw. Gebühren erstattet der Mandant kallan die im Zusammenhang mit der Bearbeitung des Mandats anfallenden Auslagen. Reisekosten (Übernachtung, Flug, Bahn, Mietwagen u.Ä.) werden in der tatsächlich angefallenen Höhe abgerechnet. Als Auslagenpauschale für andere Kosten als Reisekosten, insbesondere Gebühren für Telekommunikations-, Post- und Kurierdienste sowie Kosten für Kopien und für die Nutzung externer Datenbanken und bei der Mandatsbearbeitung unterstützend eingesetzter Software wie z.B. Juris, Beck-Online, DeepL und ChatGPT Plus, wird ein Betrag entsprechend 5% der jeweils abgerechneten Netto-Vergütung berechnet, mindestens aber ein Betrag in Höhe von EUR 50, soweit in der Vergütungsvereinbarung nichts Abweichendes vereinbart ist. Anfallende Umsatzsteuer wird ebenfalls zusätzlich berechnet.
4.3	Mehrere Auftraggeber in der gleichen Sache haften als Gesamtschuldner für Vergütung und Auslagen gemäß Ziffern 4.1 und 4.2.
4.4	kallan ist berechtigt, angemessene Vorschüsse auf Vergütung und Auslagen zu verlangen. Werden angeforderte Vorschüsse nicht bezahlt, so ist kallan berechtigt, nach vorheriger Ankündigung die weitere Tätigkeit einzustellen, bis der Vorschuss eingegangen ist, soweit dies nicht zur Unzeit geschieht.
4.5	Soweit in der Vergütungsvereinbarung nichts Abweichendes vereinbart ist, sind die von kallan gestellten Rechnungen innerhalb von 10 Tagen ab Datum der Rechnung zur Zahlung fällig.
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4.7	Zur Sicherung der sich aus der Bearbeitung des Mandats ergebenden Ansprüche von kallan tritt der Mandant sämtliche Ansprüche auf Kostenerstattung durch die Gegenseite, Rechtsschutzversicherung oder sonstige Dritte in Höhe der offenen Forderung hiermit an kallan ab. kallan nimmt diese Abtretung hiermit an.
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4.9	Auf Verlangen des Mandanten ist kallan zur Freigabe von Sicherheiten nach ihrer Wahl verpflichtet, wenn der Wert der abgetretenen Forderungen die Forderungen von kallan insgesamt um mehr als 20 % übersteigt.
4.10	kallan ist berechtigt, eingehende Kostenerstattungsansprüche und sonstige dem Mandanten zustehende Zahlungseingänge mit offenen Vergütungs- und Aufwendungersatzansprüchen einschließlich bereits aufgelaufener Kosten und Zinsen oder noch abzurechnenden Leistungen zu verrechnen.
4.11	kallan ist berechtigt, ohne die Beschränkungen des § 181 BGB über Kostenersatzansprüche und alle auch sonst von ihr in Empfang genommenen Gegenstände und Beträge zu verfügen.
4.12	Eine Aufrechnung gegen Forderungen von kallan auf Vergütung und Auslagenersatz ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen des Mandanten zulässig.

5.	Haftung
5.1	Die Haftung von kallan für Schadensersatzansprüche aus dem zwischen dem Mandanten und kallan bestehenden Mandatsverhältnis ist bei einfacher Fahrlässigkeit in jedem einzelnen Schadensfall (Ziffer 5.4) auf EUR 10.000.000,- beschränkt, sofern kallan und der Mandant nicht eine anderweitige schriftliche Regelung treffen.
5.2	Die Haftungsbeschränkung in Ziffer 5.1 gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung von kallan, eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen beruhen und/oder für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung von kallan, eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen beruhen.
5.3	Falls der Mandant im Einzelfall eine Erhöhung des Haftungshöchstbetrages in Ziffer 5.1 wünscht, kann kallan auf ausdrücklichen Wunsch des Mandanten im Einzelfall oder allgemein eine entsprechend höhere Versicherung abschließen. Dadurch anfallende Mehrkosten für Versicherungsbeiträge sind vom Mandanten gesondert zu erstatten.

1.	Scope of Application
1.1	These General Terms and Conditions apply to all agreements between kallan Rechtsanwaltsgesellschaft mbH ("kallan") and its principals ("clients") regarding legal advice, representation and the management of another's affairs, including litigation and other assignments ("mandate" or "mandates"), unless the parties have expressly agreed otherwise in writing, or this is required by law.
1.2	These General Terms and Conditions also apply to all other assignments conferred by the client at the same time or in the future unless the parties agree otherwise in writing.
1.3	Any terms and conditions of the client conflicting with or deviating from these General Terms and Conditions will not be recognised unless kallan expressly agrees to their application.

2.	Scope and Performance of the Mandate
2.1	The subject matter of each mandate is the service agreed and not a particular (economic) success. The subject matter of each mandate depends on the specific instructions given by the client in an individual case. Mandate instructions can be given orally, in writing or by email. A mandate relationship only comes into effect on kallan's acceptance of a client's instructions.
2.2	If a mandate requires kallan to provide written results, only the written explanation is decisive. Verbal statements and information provided beyond a specific mandate are always non-binding.
2.3	All services provided by kallan under these General Terms and Conditions are provided exclusively towards the client. kallan will only be liable to third parties if in an individual case at the client's request kallan expressly undertakes in writing to be liable in that regard.
2.4	Disclosure to third parties of kallan's professional statements (reports, expert opinions, legal documents, contracts, etc.) requires its prior written consent unless consent to disclose the statement to a specific third party results as such from the content of the given mandate.
2.5	Each mandate will be performed in accordance with the principles of proper professional practice. kallan may make use of employees, third party experts and data processing companies to perform the mandate.
2.6	The mandate will be performed solely on the basis of the laws of the Federal Republic of Germany and does not include tax advice. The client must commission its own clarification of any tax consequences using its own third party experts (e.g. tax consultants, auditors) and notify kallan immediately of any resulting requirements. If the mandate involves foreign law, kallan will notify the client in good time. Consideration of foreign law requires an express written agreement. For these purposes, EU law is not considered foreign law.
2.7	If the involvement of third parties is necessary or useful or desired by the Client in order to provide advice in legal questions under German or foreign law, the third party will act directly as a contractor for the client if kallan and the client do not expressly agree otherwise in writing. If and to the extent the client expressly desires that a third party acts as subcontractor of kallan the client is aware and agrees as of the date of the assignment of the third party (a) that kallan is only liable for the careful selection and instruction of the third party and that any further liability for the third party is excluded and (b) that kallan's insurance covers only kallan's liability as set forth in lit. (a).
2.8	kallan is not obliged to advise the client with regard to changes in the law and resulting consequences after giving a final professional statement.

3.	Cooperation of kallan and the Client During the Mandate
3.1	kallan will inform the client of the information which it requires to perform the mandate and advise the client of the documents and information kallan considers necessary.
3.2	The client will support kallan in the performance of the specific mandate and provide kallan in good time with all information and documents necessary or relevant for the performance of the mandate, without special request by kallan.
3.3	In addition, the client must promptly notify kallan of any further events and circumstances that may be relevant to the performance of the mandate. This also applies to documents, events and circumstances which become known only after kallan has begun to perform the mandate.
3.4	kallan is entitled to assume that the facts provided by the client, in particular numerical information, are correct and complete, when advising on individual questions and in the provision of ongoing advisory services. This does not apply where an examination of facts and figures is expressly required in the mandate. However, kallan is obliged to inform the client of any errors discovered in the course of dealing with a mandate.
3.5	The client will provide kallan with written powers of attorney for submission to authorities, courts and other third parties. A power of attorney granted to kallan may only be revoked in writing.

4.	Remuneration, Reimbursement, Assignment and Set-off
4.1	kallan will be remunerated in accordance with a separate remuneration agreement concluded between kallan and the client. If a remuneration agreement is not concluded, kallan will charge in accordance with the terms of the Law on the Remuneration of Attorneys (RVG).
4.2	In addition to the agreed or statutory remuneration/fees, the client will reimburse kallan for expenses incurred in connection with the handling of the mandate. Travel expenses (overnight stay, flight, train, rental car, etc.) will be invoiced in the amount actually incurred. As an expense allowance for costs other than travel expenses, in particular fees for telecommunication, postal and courier services as well as costs for copies and for the use of external databases and software applied in support of the processing of the mandate, e.g. Juris, Beck-Online, DeepL and ChatGPT Plus, an amount corresponding to 5% of the net remuneration settled in each case, but at least an amount of EUR 50, unless otherwise agreed in the remuneration agreement. VAT will be added as applicable.
4.3	Multiple clients in the same matter are jointly and severally liable for remuneration and expenses under clauses 4.1 and 4.2.
4.4	kallan may require reasonable advances for remuneration and expenses. If the requested advances are not paid, kallan may, after giving prior notice, cease further performance until the advances have been received, as long as this is not done at an inopportune moment.
4.5	Unless otherwise agreed in the remuneration agreement, invoices made by kallan are due for payment within 10 days after the date of the invoice.
4.6	If a client makes part payments and/or if a client is obliged to remunerate kallan for multiple mandates and the payment made by the client is insufficient to settle all remuneration claims, payments received will be credited first to costs, then to interest and finally to the principal service. In crediting payments to the principal service, the order specified in Section 366 para. 2 of the German Civil Code (BGB) applies. Repayment provisions of the client deviating from the above will have no effect.
4.7	To secure the claims of kallan arising from the performance of the mandate, the client hereby assigns to kallan any claims to reimbursement from the opposing party, legal costs insurance or other third parties for the amount of the outstanding claim. kallan hereby accepts this assignment.
4.8	The client's attention is drawn to the fact that in disputes within the jurisdiction of the labour courts both in out of court and first instance matters no claim can be made for reimbursement of attorney fees or other costs. In such proceedings, each party bears its own costs, regardless of the outcome. The same applies, in principle, to costs incurred in non-contentious proceedings.
4.9	At the client's request, kallan must release securities of its own choosing if the value of the claims assigned exceeds kallan's total claims by more than 20%.
4.10	kallan is entitled to set off incoming cost reimbursements and other payments due to the client against kallan's outstanding remuneration and reimbursement claims, including costs and interest already incurred or services not yet billed.
4.11	kallan is entitled to draw on cost reimbursements and any other items and amounts received, without the restrictions of Section 181 of the German Civil Code (BGB).
4.12	Set-off against kallan's claims for remuneration and reimbursement of expenses is permitted only where the client's claims are uncontested or have been determined by binding judgment.

5.	Liability
5.1	kallan's liability for claims arising out of the mandate relationship between kallan and the client is limited to EUR 10,000,000 in the case of ordinary negligence for each single event of damage (clause 5.4), unless kallan and the client have agreed otherwise in writing.
5.2	The limitation of liability in clause 5.1 does not apply to damage resulting from injury to life, body or health due to an intentional or negligent breach of duty by kallan, its legal representative or vicarious agent and/or for other damage arising from an intentional or grossly negligent breach of duty by kallan, its legal representative or vicarious agent.
5.3	If in an individual case a client wishes to increase the maximum liability amount specified in clause 5.1, kallan may, at the client’s express request, obtain correspondingly higher insurance cover, either in the individual case or in general. The client must reimburse separately any resulting increase in insurance premiums.

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