Verfall von Resturlaub und Obliegenheiten des Arbeitgebers – Rechtsprechungsänderung

Mit Urteil vom 19. Februar 2019 hat das BAG (Az. 9 AZR 541/15) die Vorgaben des EuGH zum Urlaubsrecht (Urt. v. 6. November 2018, C-684/16) umgesetzt und entschieden, dass Arbeitgeber ihre Beschäftigten klar und deutlich auffordern müssen, am Ende des Urlaubsjahres noch nicht beantragten Urlaub zu nehmen und darauf hinweisen müssen, dass dieser andernfalls mit Ablauf des Urlaubsjahres oder Übertragungszeitraums verfällt.

Sachverhalt

Der Kläger war bei der Beklagten zwischen 2001 und 2013 als wissenschaftlicher Mitarbeiter aufgrund mehrerer befristeter Arbeitsverträge beschäftigt. Er verlangte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Abgeltung in Höhe von EUR 12.000 für den von ihm nicht genommenen Urlaub von 51 Arbeitstagen aus den Jahren 2012 und 2013. Der Arbeitgeber hatte den Arbeitnehmer nach eigenen Angaben in einer Email auf seine Urlaubsansprüche hingewiesen. Allerdings bestritt der Arbeitnehmer, solche Information per Email erhalten zu haben.

Das ArbG und LAG gaben der Zahlungsklage statt. Das LAG nahm an, dass der Urlaubsanspruch des Klägers zum Jahresende verfallen sei. Allerdings könne der Kläger Schadensersatz in Form von Ersatzurlaub verlangen, wenn der Beklagte seiner Pflicht zur rechtzeitigen Gewährung des Urlaubs, nicht nachgekommen sei. Der Ersatzurlaubsanspruch sei mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzugelten.

Das BAG hob das Berufungsurteil auf und verwies die Sache an das LAG zurück. Das LAG muss nun prüfen, ob der Arbeitgeber geeignete organisatorische Maßnahmen ergriffen hat, um den Arbeitnehmern ihren bezahlten Jahresurlaub zu ermöglichen.

Entscheidungsgründe

Nach bisheriger Rechtsprechung des BAG galt, dass Urlaub, der bis zum Jahresende nicht genommen wurde, grundsätzlich verfällt, falls nicht Umstände vorliegen, die eine Übertragung ins Folgejahr rechtfertigen, wie z. Bsp. Langzeiterkrankungen oder Ablehnung von Urlaub aus betrieblichen Gründen. Dies bezog sich auch auf den Fall, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber rechtzeitig, aber erfolglos zur Gewährung von Urlaub aufgefordert hatte. Allerdings konnte der Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen Schadensersatz verlangen, der während des Arbeitsverhältnisses auf die Gewährung von Ersatzurlaub und nach dessen Beendigung auf Abgeltung der nicht genommenen Urlaubstage gerichtet war.

Diese Rechtsprechung hat der Senat nunmehr – zu Lasten des Arbeitgebers – weiterentwickelt und dabei vor allem die Vorgaben des EuGH umgesetzt. Nach § 7 Abs. 1 Satz 1 BurlG ist es dem Arbeitgeber vorbehalten, die zeitliche Lage des Urlaubs unter Berücksichtigung der Urlaubswünsche des Arbeitnehmers festzulegen. Der Arbeitgeber muss zwar dem Arbeitnehmer nicht von sich aus Urlaub gewähren, allerdings obliegt ihm unter Beachtung von Art. 7 Abs. 1 der EU-Arbeitszeitrichtlinie (Richtlinie 2003/88/EG) die Pflicht, initiativ für die Verwirklichung des Urlaubsanspruchs tätig zu werden. Nach der Rechtsprechung des EuGH hat der Arbeitgeber konkret und in völliger Transparenz dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen und ihn rechtzeitig auf die Zahl seiner Resturlaubstage hinzuweisen. Diese Pflicht erstrecke sich auch auf einen Hinweis, dass bei Nichtinanspruchnahme andernfalls der Urlaub mit Ablauf des Urlaubsjahres oder dem Ende des Übertragungszeitraums erlischt.

Fazit

Arbeitgeber müssen künftig, um sich auf einen Verfall von Urlaubsansprüchen durch Zeitablauf berufen zu können, nachweisen, dass sie die Anforderungen des BAG bzgl. ihrer Hinweispflicht für noch zu nehmenden Urlaub eingehalten haben. Andernfalls kann der Verfall des Resturlaubsanspruchs nicht geltend gemacht werden. Ein freundliches Erinnern reicht nicht aus. Insofern sollten entsprechende Aufforderungen an die Arbeitnehmer in Textform erfolgen und auch in entsprechender Weise archiviert werden. Diese Regelungen betreffen allerdings nur Ansprüche auf gesetzlichen Mindesturlaub. Darüber hinausgehende, tarifliche oder individuelle Urlaubsansprüche sind davon nicht betroffen. Im Arbeitsvertrag sollte, wie es jetzt bereits Praxis ist auch aus diesem Grunde, eindeutig zwischen den gesetzlichen Mindesturlaubsansprüchen und den zusätzlichen Urlaubsansprüchen unterschieden werden.

Autorin: Jessica Petrale

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2.8	kallan is not obliged to advise the client with regard to changes in the law and resulting consequences after giving a final professional statement.

3.	Cooperation of kallan and the Client During the Mandate
3.1	kallan will inform the client of the information which it requires to perform the mandate and advise the client of the documents and information kallan considers necessary.
3.2	The client will support kallan in the performance of the specific mandate and provide kallan in good time with all information and documents necessary or relevant for the performance of the mandate, without special request by kallan.
3.3	In addition, the client must promptly notify kallan of any further events and circumstances that may be relevant to the performance of the mandate. This also applies to documents, events and circumstances which become known only after kallan has begun to perform the mandate.
3.4	kallan is entitled to assume that the facts provided by the client, in particular numerical information, are correct and complete, when advising on individual questions and in the provision of ongoing advisory services. This does not apply where an examination of facts and figures is expressly required in the mandate. However, kallan is obliged to inform the client of any errors discovered in the course of dealing with a mandate.
3.5	The client will provide kallan with written powers of attorney for submission to authorities, courts and other third parties. A power of attorney granted to kallan may only be revoked in writing.

4.	Remuneration, Reimbursement, Assignment and Set-off
4.1	kallan will be remunerated in accordance with a separate remuneration agreement concluded between kallan and the client. If a remuneration agreement is not concluded, kallan will charge in accordance with the terms of the Law on the Remuneration of Attorneys (RVG).
4.2	In addition to the agreed or statutory remuneration/fees, the client will reimburse kallan for expenses incurred in connection with the handling of the mandate. Travel expenses (overnight stay, flight, train, rental car, etc.) will be invoiced in the amount actually incurred. As an expense allowance for costs other than travel expenses, in particular fees for telecommunication, postal and courier services as well as costs for copies and for the use of external databases and software applied in support of the processing of the mandate, e.g. Juris, Beck-Online, DeepL and ChatGPT Plus, an amount corresponding to 5% of the net remuneration settled in each case, but at least an amount of EUR 50, unless otherwise agreed in the remuneration agreement. VAT will be added as applicable.
4.3	Multiple clients in the same matter are jointly and severally liable for remuneration and expenses under clauses 4.1 and 4.2.
4.4	kallan may require reasonable advances for remuneration and expenses. If the requested advances are not paid, kallan may, after giving prior notice, cease further performance until the advances have been received, as long as this is not done at an inopportune moment.
4.5	Unless otherwise agreed in the remuneration agreement, invoices made by kallan are due for payment within 10 days after the date of the invoice.
4.6	If a client makes part payments and/or if a client is obliged to remunerate kallan for multiple mandates and the payment made by the client is insufficient to settle all remuneration claims, payments received will be credited first to costs, then to interest and finally to the principal service. In crediting payments to the principal service, the order specified in Section 366 para. 2 of the German Civil Code (BGB) applies. Repayment provisions of the client deviating from the above will have no effect.
4.7	To secure the claims of kallan arising from the performance of the mandate, the client hereby assigns to kallan any claims to reimbursement from the opposing party, legal costs insurance or other third parties for the amount of the outstanding claim. kallan hereby accepts this assignment.
4.8	The client's attention is drawn to the fact that in disputes within the jurisdiction of the labour courts both in out of court and first instance matters no claim can be made for reimbursement of attorney fees or other costs. In such proceedings, each party bears its own costs, regardless of the outcome. The same applies, in principle, to costs incurred in non-contentious proceedings.
4.9	At the client's request, kallan must release securities of its own choosing if the value of the claims assigned exceeds kallan's total claims by more than 20%.
4.10	kallan is entitled to set off incoming cost reimbursements and other payments due to the client against kallan's outstanding remuneration and reimbursement claims, including costs and interest already incurred or services not yet billed.
4.11	kallan is entitled to draw on cost reimbursements and any other items and amounts received, without the restrictions of Section 181 of the German Civil Code (BGB).
4.12	Set-off against kallan's claims for remuneration and reimbursement of expenses is permitted only where the client's claims are uncontested or have been determined by binding judgment.

5.	Liability
5.1	kallan's liability for claims arising out of the mandate relationship between kallan and the client is limited to EUR 10,000,000 in the case of ordinary negligence for each single event of damage (clause 5.4), unless kallan and the client have agreed otherwise in writing.
5.2	The limitation of liability in clause 5.1 does not apply to damage resulting from injury to life, body or health due to an intentional or negligent breach of duty by kallan, its legal representative or vicarious agent and/or for other damage arising from an intentional or grossly negligent breach of duty by kallan, its legal representative or vicarious agent.
5.3	If in an individual case a client wishes to increase the maximum liability amount specified in clause 5.1, kallan may, at the client’s express request, obtain correspondingly higher insurance cover, either in the individual case or in general. The client must reimburse separately any resulting increase in insurance premiums.