Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Einführung des Desk Sharing

Die Jahre der Pandemie haben das Konzept des Homeoffice erheblich beflügelt. In Gänze ausgelastete Großraumbüros gehören damit der Vergangenheit an und sog. Desk Sharing löst fest zugeordnete Arbeitsplätze ab. Die Nutzung des und der Umgang mit dem Arbeitsplatz durch mehrere Arbeitnehmer kann einer arbeitgeberseitigen Regelung bedürfen. Ob deren Regelungsgegenstände das Arbeitsverhalten oder vielmehr das Ordnungsverhalten der Arbeitnehmer im Betrieb betreffen, kann je nach Regelung variieren. Je nach Einordnung können Mitbestimmungserfordernisse des Betriebsrates aus § 87 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) folgen. Über diese Frage hatte das Landesarbeitsgericht (LAG) Baden-Württemberg, Urteil vom 6. August 2024, AZ 21 TaBv 7/24) zu entscheiden.

Sachverhalt

Die Abreitgeberin stellte im Oktober 2023 ein neues Planungskonzepts namens „…spaces“ vor, welches in Zukunft die Flächen des genutzten Großraumbüros umgestalten und neu definieren sollte. Bisher hatte es im Betrieb der Arbeitgeberin bereits Großraumbüros gegeben, jedoch waren die Arbeitsplätze fest zugeordnet. Insbesondere sollte durch das neue Planungskonzept ein sog. Desk Sharing und damit verbunden ein sog. Clean Desk im Betrieb der Arbeitgeberin eingeführt werden. Zur Veranschaulichung wurde das Planungskonzept durch eine Präsentation ergänzt und dem Betriebsrat zur Kenntnisnahme zugeleitet. Konkret wurde in dem Planungskonzept unter Anderem geregelt, dass die Arbeitnehmer zu Beginn ihrer Arbeit einen freien Arbeitsplatz zu suchen und diesen sodann nach Beendigung der täglichen Arbeit komplett aufzuräumen hatten. Arbeitsgegenstände sowie private Gegenstände waren im Anschluss in einem persönlichen Schließfach zu verstauen. Ein weiterer Teil des Planungskonzeptes betraf die Nutzung einer größeren Küche, die mit Tischen, Stühlen sowie Gesellschaftsspielen ausgestattet ist. Durch die Erläuterung in der Präsentation

„Kann auch für Spontanmeetings genutzt werden, denn auch Arbeiten ist hier erlaubt“

sollten die Arbeitnehmer diesen Raum nicht nur für „Fachgespräche in der Kaffeerunde“ nutzen, sondern auch zum dortigen spontanen Arbeiten ermuntert werden.

Der Betriebsrat war der Auffassung, dass durch das Planungskonzept Angelegenheiten berührt werden, die eine Mitbestimmung des Betriebsrates zwingend nach BetrVG und den Abschluss einer Betriebsvereinbarung erfordere. Die Arbeitnehmerin war hier anderer Ansicht. Es wurde also eine Einigungsstelle angerufen. Es kam zu keiner Einigung über den Vorsitz. Der Betriebsrat rief das Arbeitsgericht (ArbG) Heilbronn an, damit dieses einen Vorsitzenden für die Einigungsstelle bestimme. Das ArbG war jedoch der Auffassung, dass eine Einigungsstelle nicht erforderlich sei, da ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrat hinsichtlich des Planungskonzepts von vornherein ausgeschlossen werden könne. Hiergegen erhob der Betriebsrat Beschwerde beim LAG Baden-Württemberg.

Entscheidung

Die Beschwerde war teilweise begründet. Die Einberufung einer Einigungsstelle hat danach immer dann zu erfolgen, wenn jedenfalls nicht ausgeschlossen werden könne, dass die vom Arbeitgeber beabsichtigte Regelung der Mitbestimmung durch den Betriebsrat unterliegt. Ob schließlich tatsächlich ein Mitbestimmungsrecht aus § 87 BetrVG einschlägig ist, muss dann in der Einigungsstelle selbst ermittelt werden.

Die Richter des LAG hatten hierbei (lediglich) zu beurteilen, ob ein Mitbestimmungsbedürfnis zumindest in Betracht kommt. Dabei kamen sie zu dem Ergebnis, dass das Planungskonzept als Ganzes zwar nicht mitbestimmungsbedürftig sei. Jedoch könnten Teilbereiche des Planungskonzepts der Mitbestimmung des Betriebsrates unterliegen. Das Erfordernis der Mitbestimmung stützte der Betriebsrat unter anderem auf § 87 Abs. 1 Nr. BetrVG. Die dort genannten „Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb“ können dann betroffen sein, wenn die Maßnahme des Arbeitgebers auf das kollektive Miteinander oder die vorgegebene Ordnung im Betrieb zielt. Im Rahmen seines Weisungsrechts kann der Arbeitgeber solche Regelungen zunächst eigenständig vorgeben. Der Betriebsrat ist folglich immer dann zu beteiligen, wenn das Ordnungsverhalten im Betrieb betroffen ist, wie bei Auswahl des Arbeitsplatzes und sein Aufräumen. Hiervon abzugrenzen sind Maßnahmen bezüglich des Arbeitsverhaltens, also solche, die unmittelbar die arbeitsvertraglichen Leistungspflichten betreffen indem sie diese festlegen oder konkretisieren. Wirkt der Arbeitgeber auf Letzteres ein, ist die Maßnahme in der Regel nicht mitbestimmungsbedürftig.

Hinsichtlich des Aufräumens des gewählten Arbeitsplatzes und dem anschließenden Verstauen sämtlicher Gegenstände in den persönlichen Schließfächern der Arbeitnehmer, waren die Richter der Auffassung, dass der Schwerpunkt der Maßnahme überwiegend das Ordnungsverhalten der Arbeitnehmer im Betrieb betrifft. Ein schwerpunktmäßiges Lenken des Arbeitsverhaltens sei schon deshalb nicht gegeben, da der zu beseitigende Zustand des Arbeitsplatzes typischerweise auch durch eingebrachte private Gegenstände oder Hilfsmittel, wie etwa eine weitere Brille, ein Sitzkissen, Pflanzen oder Dekoration, verursacht werde. Die Annahme eines Einwirkens auf das allgemeine Ordnungsverhalten der Arbeitnehmer liege daher näher.

Bezüglich der Widmung der Küche in dem Planungskonzept kam die Kammer zu dem Ergebnis, dass der schriftliche Zusatz in der begleitenden Präsentation „denn auch hier ist Arbeiten erlaubt“ im Schwerpunkt keine Steuerung des Arbeitsverhaltens darstellt, sondern ebenfalls die Ordnung des Betriebes betreffe. Zwar gelte die Regel, dass unterschiedliche räumliche Bereiche im Betrieb durchaus mehreren Nutzungszwecken dienen können. Jedoch sei auch in einem solchen Fall die sog. überlagernde Nutzung nach dem Schwerpunkt der Maßnahme zu ermitteln. Hier sehen die Richter in dem schriftlichen Zusatz zwar auch eine das Arbeitsverhalten steuernde Maßnahme, da die Arbeitnehmer zu Spontanmeetings ermutigt werden. Vorrangig werde durch die Widmung jedoch auf das Ordnungsverhalten eingewirkt, da ein primär zu Pausenzwecken bereitgestellter Raum auch für das Arbeiten geöffnet wird und daher das betriebliche Zusammenleben sowie das kollektive Zusammenwirken betroffen werden.

Damit sind beide Teilbereiche des Planungskonzepts potenziell mitbestimmungsbedürftig und eine Einigungsstelle mithin einzuberufen. Den Vorsitzenden einer solchen setzte das LAG entsprechend ein.

Praxishinweis

In Betrieben mit einem Betriebsrat sollten Arbeitgeber bei der Regelung einer neuen Thematik im Betrieb stets bedenken, dass die daraus resultierenden einzelnen Maßnahmen, die an die Arbeitnehmer gerichtet werden, zunächst abstrakt zu betrachten und nach ihrem individuellen Regelungsschwerpunkt zu hinterfragen sind. Denn auch aus einzelnen Maßnahmen eines größeren Regelungskonzepts können potenzielle Mitbestimmungsbedürfnisse für den Betriebsrat erwachsen. Bei Meinungsverschiedenheiten mit dem Betriebsrat wird bereits bei einem lediglich potenziellen Mitbestimmungsbedürfnis die Einberufung einer Einigungsstelle erforderlich.

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5.2	Die Haftungsbeschränkung in Ziffer 5.1 gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung von kallan, eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen beruhen und/oder für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung von kallan, eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen beruhen.
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2.8	kallan is not obliged to advise the client with regard to changes in the law and resulting consequences after giving a final professional statement.

3.	Cooperation of kallan and the Client During the Mandate
3.1	kallan will inform the client of the information which it requires to perform the mandate and advise the client of the documents and information kallan considers necessary.
3.2	The client will support kallan in the performance of the specific mandate and provide kallan in good time with all information and documents necessary or relevant for the performance of the mandate, without special request by kallan.
3.3	In addition, the client must promptly notify kallan of any further events and circumstances that may be relevant to the performance of the mandate. This also applies to documents, events and circumstances which become known only after kallan has begun to perform the mandate.
3.4	kallan is entitled to assume that the facts provided by the client, in particular numerical information, are correct and complete, when advising on individual questions and in the provision of ongoing advisory services. This does not apply where an examination of facts and figures is expressly required in the mandate. However, kallan is obliged to inform the client of any errors discovered in the course of dealing with a mandate.
3.5	The client will provide kallan with written powers of attorney for submission to authorities, courts and other third parties. A power of attorney granted to kallan may only be revoked in writing.

4.	Remuneration, Reimbursement, Assignment and Set-off
4.1	kallan will be remunerated in accordance with a separate remuneration agreement concluded between kallan and the client. If a remuneration agreement is not concluded, kallan will charge in accordance with the terms of the Law on the Remuneration of Attorneys (RVG).
4.2	In addition to the agreed or statutory remuneration/fees, the client will reimburse kallan for expenses incurred in connection with the handling of the mandate. Travel expenses (overnight stay, flight, train, rental car, etc.) will be invoiced in the amount actually incurred. As an expense allowance for costs other than travel expenses, in particular fees for telecommunication, postal and courier services as well as costs for copies and for the use of external databases and software applied in support of the processing of the mandate, e.g. Juris, Beck-Online, DeepL and ChatGPT Plus, an amount corresponding to 5% of the net remuneration settled in each case, but at least an amount of EUR 50, unless otherwise agreed in the remuneration agreement. VAT will be added as applicable.
4.3	Multiple clients in the same matter are jointly and severally liable for remuneration and expenses under clauses 4.1 and 4.2.
4.4	kallan may require reasonable advances for remuneration and expenses. If the requested advances are not paid, kallan may, after giving prior notice, cease further performance until the advances have been received, as long as this is not done at an inopportune moment.
4.5	Unless otherwise agreed in the remuneration agreement, invoices made by kallan are due for payment within 10 days after the date of the invoice.
4.6	If a client makes part payments and/or if a client is obliged to remunerate kallan for multiple mandates and the payment made by the client is insufficient to settle all remuneration claims, payments received will be credited first to costs, then to interest and finally to the principal service. In crediting payments to the principal service, the order specified in Section 366 para. 2 of the German Civil Code (BGB) applies. Repayment provisions of the client deviating from the above will have no effect.
4.7	To secure the claims of kallan arising from the performance of the mandate, the client hereby assigns to kallan any claims to reimbursement from the opposing party, legal costs insurance or other third parties for the amount of the outstanding claim. kallan hereby accepts this assignment.
4.8	The client's attention is drawn to the fact that in disputes within the jurisdiction of the labour courts both in out of court and first instance matters no claim can be made for reimbursement of attorney fees or other costs. In such proceedings, each party bears its own costs, regardless of the outcome. The same applies, in principle, to costs incurred in non-contentious proceedings.
4.9	At the client's request, kallan must release securities of its own choosing if the value of the claims assigned exceeds kallan's total claims by more than 20%.
4.10	kallan is entitled to set off incoming cost reimbursements and other payments due to the client against kallan's outstanding remuneration and reimbursement claims, including costs and interest already incurred or services not yet billed.
4.11	kallan is entitled to draw on cost reimbursements and any other items and amounts received, without the restrictions of Section 181 of the German Civil Code (BGB).
4.12	Set-off against kallan's claims for remuneration and reimbursement of expenses is permitted only where the client's claims are uncontested or have been determined by binding judgment.

5.	Liability
5.1	kallan's liability for claims arising out of the mandate relationship between kallan and the client is limited to EUR 10,000,000 in the case of ordinary negligence for each single event of damage (clause 5.4), unless kallan and the client have agreed otherwise in writing.
5.2	The limitation of liability in clause 5.1 does not apply to damage resulting from injury to life, body or health due to an intentional or negligent breach of duty by kallan, its legal representative or vicarious agent and/or for other damage arising from an intentional or grossly negligent breach of duty by kallan, its legal representative or vicarious agent.
5.3	If in an individual case a client wishes to increase the maximum liability amount specified in clause 5.1, kallan may, at the client’s express request, obtain correspondingly higher insurance cover, either in the individual case or in general. The client must reimburse separately any resulting increase in insurance premiums.