Mitbestimmung bei der Auslagerung einer Meldestelle nach § 12 HinSchG

Am 2. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten, welches Arbeitgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten dazu verpflichtet eine interne Meldestelle für Meldungen zu Missständen und Verstößen einzurichten (§ 12 Abs. 1 S. 1 HinSchG). Dabei kann auch ein Dritter mit dem Betreiben dieser Meldestelle betraut werden. Es stellt sich jedoch die Frage, ob und inwieweit dem Betriebsrat dabei ein Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 BetrVG zusteht: Kann er bzgl. der Frage, ob die Meldestelle ausgelagert wird, mitbestimmen? Wie sieht seine Beteiligung bei der Frage der Ausgestaltung eines ausgelagerten Meldestelle aus? Dieses Thema wurde nun im Beschluss des Landesarbeitsgericht (LAG) Schleswig-Holstein vom 8. Juli 2025 (Az.: 2 TaGV 16/24) behandelt.

Sachverhalt

Die Arbeitgeberin, eine GmbH & Co.KG und Produzentin von Wellpappen, Verpackungen, Displays und Preprint-Erzeugnisse, beschäftigt rund 230 Mitarbeitende. Bei ihr ist ein Betriebsrat gebildet.

Durch einen Aushang informierte die Arbeitgeberin die Mitarbeitenden im Dezember 2023 über die Einrichtung einer internen Meldestelle, die durch eine externe Steuer- und Anwaltskanzlei betrieben werde, bei der Missstände und Verstöße vertraulich über eine dort genannte E-Mail-Adresse eingereicht werden konnten. Die Arbeitgeberin informierte im Aushang auch darüber, welche Aufgaben die Meldestelle hat und welche Verstöße gemeldet werden können, welchen Inhalt diese Meldungen haben sollten und wie diese Meldungen behandelt werden würden.

Der Betriebsrat wurde vor der Einrichtung und Ausgestaltung der Meldestelle nicht beteiligt und leitete ein darauf gerichtetes gerichtliches Einigungsstellenverfahren ein, welches ohne Ergebnis blieb. Daraufhin beantragte der Betriebsrat im arbeitsgerichtlichen Beschlussverfahren, die Arbeitgeberin dazu zu verpflichten die Errichtung einer Meldestelle mit der benannten E-Mail-Adresse – ohne Zustimmung des Betriebsrates bzw. ohne Ersetzung dieser Zustimmung durch die Einigungsstelle – zu unterlassen.

Begründet wurde der Antrag damit, dass ein Mitbestimmungsrecht bereits hinsichtlich der Frage bestehe, ob eine interne Meldestelle im Unternehmen oder bei einem Dritten eingerichtet werde und wie diese auszugestalten sei, da dadurch das Ordnungsverhalten im Betrieb berührt sei. Darüber hinaus bestünde ein Mitbestimmungsrecht auch deswegen, da die Meldungen über eine E-Mail-Adresse eingereicht werden sollten und dies eine technische Einrichtung darstelle, die geeignet sei, das Verhalten und die Leistung von Mitarbeitenden zu überwachen.

Das Arbeitsgericht Elmshorn teilte die Ansicht des Betriebsrates und sah einen Verstoß gegen das Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG gegeben und gab dem Antrag des Betriebsrats statt. Gegen diese Entscheidung legte die Arbeitgeberin Beschwerde beim LAG Schleswig-Holstein ein. Sie war der Ansicht, dass sie durch die Einrichtung der Meldestelle nur ihrer gesetzlichen Verpflichtung nachkomme und das Ordnungsverhalten nicht berührt sein könne, da sie den Mitarbeitenden keine Regelungen oder Vorgaben für eine Meldung gemacht habe.

Entscheidung

Das LAG hielt die Beschwerde für zulässig, aber unbegründet, sodass es ohne Vorliegen einer Zustimmung des Betriebsrats bei der Untersagung des Betriebs der Meldestelle durch einen externen Dritten blieb. Das Gericht schloss sich der Ansicht der Vorinstanz an, dass die Arbeitgeberin durch die fehlende Beteiligung des Betriebsrats gegen das Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG verstoßen habe.

Das Ordnungsverhalten der Mitarbeitenden sei berührt, wenn die Maßnahmen der Arbeitgeberin auf die Gestaltung des kollektiven Miteinanders oder die Gewährleistung und Aufrechterhaltung der vorgegebenen Ordnung des Betriebs abzielen. Dies beruhe darauf, dass das Weisungsrecht der Arbeitgeberin durch das Mitbestimmungsrecht eingeschränkt werde, um eine gleichberechtigte Gestaltung des betrieblichen Zusammenlebens durch die Beschäftigten zu gewährleisten. Das Mitbestimmungsrecht sei auf die Fälle beschränkt, in denen es nicht bereits verbindliche gesetzliche oder tarifliche Regelungen gebe. Vorliegend sei die Arbeitgeberin nach dem HinSchG aufgrund ihrer Betriebsgröße zur Einrichtung einer Meldestelle verpflichtet, wodurch ihr bezüglich der Frage des „Ob“ der Einrichtung einer Meldestelle kein Gestaltungsspielraum verbleibe. Dies führe dazu, dass diese Entscheidung mitbestimmungsfrei ist. Dagegen gebe das HinSchG zur Ausgestaltung der Meldestelle und des Meldestellenverfahrens, also zur Frage des „Wie“, nur Eckdaten vor. Der Arbeitgeberin verbleibe hier ein Gestaltungsspielraum. Das Ordnungsverhalten der Mitarbeitenden sei betroffen, da die Beschäftigten durch die Einrichtung der Meldestelle dazu aufgefordert werden darüber nachzudenken, ob in einem Verhalten ein meldepflichtiger Verstoß vorliegt und wie dieser zu melden ist. Die von der Arbeitgeberin entgegengehaltene Freiwilligkeit der Nutzung der Meldestelle könne daran nach Ansicht des LAG nichts ändern. Nach ständiger Rechtsprechung des BAG genügt bereits, wenn eine Arbeitgebermaßnahme nur geeignet ist, das Verhalten der Beschäftigten zu beeinflussen und die Ordnung des Betriebs zu regeln – es sei dann eine verbindliche Arbeitgeberregelung gefordert.

Das LAG stellt hierbei klar, dass insbesondere die Auslagerung der Meldestelle an einen Dritten das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nicht entfallen lasse. Zwar sei die Entscheidung über das „Ob“ einer Auslagerung einer Meldestelle, also die Entscheidung, ob die Meldestelle auf Unternehmensebene, als gemeinsame Meldestelle mehrerer Unternehmen oder gänzlich bei Dritten errichtetet werden soll, mitbestimmungsfrei, weil dabei nur die Organisation des Betriebs und nicht die Ordnung des Betriebs, d.h. das Ordnungsverhalten der Mitarbeiter untereinander, betroffen sei. Allerdings gelte dies nur bzgl. des „Ob“ der Auslagerung und nicht bzgl. des „Wie“. Die weitere Ausgestaltung müsse bei der Auslagerung der Meldestelle ebenso mitbestimmungspflichtig sein, wie die Ausgestaltung einer unternehmenseigenen Meldestelle bei der Arbeitgeberin selbst. Die Arbeitgeberin müsse also in den jeweiligen Verträgen mit dem Dritten sicherstellen, dass die ordnungsgemäße Wahrnehmung der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats gewährleistet sind. Andernfalls könnte die Arbeitgeberin durch die Auslagerung etwaige Mitbestimmungsrechte umgehen, wodurch eine Schutzlücke entstehen könne, die der Gesetzgeber so nicht bezweckt habe. Die Entscheidung, ob darüber hinaus ein Mitbestimmungsrecht aufgrund möglicher technischer Überwachung aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG folge, lässt das LAG aber ausdrücklich offen, da es darauf nicht mehr ankomme.

Die Rechtsbeschwerde der Arbeitgeberin wurde wegen der grundsätzlichen Bedeutung der Frage der Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Einrichtung einer Meldestelle nach dem HinSchG zugelassen.

Praxishinweis

Die Entscheidung des LAG Schleswig-Holstein ist die erste LAG Entscheidung, die sich mit der Frage der Mitbestimmung bei der Einrichtung und Auslagerung der Meldestelle auf einen Dritten nach dem HinSchG beschäftig. Sie macht deutlich, dass auch bei der Auslagerung dieselben mitbestimmungsrechtlichen Grundsätze gelten, die auch im Fall einer vom Arbeitgeber selbst betriebenen internen Meldestelle zu beachten sind. Diese sind nach der bisher ergangenen Rechtsprechung, dass zwar die Frage, „ob“ die Meldestelle ausgelagert wird, mitbestimmungsfrei, „wie“ diese Meldestelle ausgestaltet wird jedoch mitbestimmungspflichtig ist.

Arbeitgeber, in deren Betrieben ein Betriebsrat gebildet ist, sollten vor Abschluss von Verträge mit externen Dienstleister bezüglich des Betriebs einer Meldestelle im Sinne des HinSchG darauf achten, dass hierbei grundsätzlich Mitbestimmungsrechte ausgelöst werden. Zudem ist die Überwachungsfunktion des Betriebsrats aus § 80 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 2 BetrVG hinsichtlich der Einhaltung des HinSchG zu beachten. Daher bietet sich eine frühzeitige Abstimmung mit dem Betriebsrat über die Einrichtung und Ausgestaltung der Meldestelle an, um rechtliche Konflikte mit dem Betriebsrat und daraus resultierende Verzögerungen zu vermeiden sowie andererseits die Akzeptanz der Meldestelle innerhalb der Belegschaft zu steigern.

Das LAG hat wegen grundsätzlicher Bedeutung die Rechtsbeschwerde zugelassen, so dass sich mit dieser Frage auch das BAG noch beschäftigen könnte.

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5.2	Die Haftungsbeschränkung in Ziffer 5.1 gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung von kallan, eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen beruhen und/oder für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung von kallan, eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen beruhen.
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2.1	The subject matter of each mandate is the service agreed and not a particular (economic) success. The subject matter of each mandate depends on the specific instructions given by the client in an individual case. Mandate instructions can be given orally, in writing or by email. A mandate relationship only comes into effect on kallan's acceptance of a client's instructions.
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2.3	All services provided by kallan under these General Terms and Conditions are provided exclusively towards the client. kallan will only be liable to third parties if in an individual case at the client's request kallan expressly undertakes in writing to be liable in that regard.
2.4	Disclosure to third parties of kallan's professional statements (reports, expert opinions, legal documents, contracts, etc.) requires its prior written consent unless consent to disclose the statement to a specific third party results as such from the content of the given mandate.
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2.6	The mandate will be performed solely on the basis of the laws of the Federal Republic of Germany and does not include tax advice. The client must commission its own clarification of any tax consequences using its own third party experts (e.g. tax consultants, auditors) and notify kallan immediately of any resulting requirements. If the mandate involves foreign law, kallan will notify the client in good time. Consideration of foreign law requires an express written agreement. For these purposes, EU law is not considered foreign law.
2.7	If the involvement of third parties is necessary or useful or desired by the Client in order to provide advice in legal questions under German or foreign law, the third party will act directly as a contractor for the client if kallan and the client do not expressly agree otherwise in writing. If and to the extent the client expressly desires that a third party acts as subcontractor of kallan the client is aware and agrees as of the date of the assignment of the third party (a) that kallan is only liable for the careful selection and instruction of the third party and that any further liability for the third party is excluded and (b) that kallan's insurance covers only kallan's liability as set forth in lit. (a).
2.8	kallan is not obliged to advise the client with regard to changes in the law and resulting consequences after giving a final professional statement.

3.	Cooperation of kallan and the Client During the Mandate
3.1	kallan will inform the client of the information which it requires to perform the mandate and advise the client of the documents and information kallan considers necessary.
3.2	The client will support kallan in the performance of the specific mandate and provide kallan in good time with all information and documents necessary or relevant for the performance of the mandate, without special request by kallan.
3.3	In addition, the client must promptly notify kallan of any further events and circumstances that may be relevant to the performance of the mandate. This also applies to documents, events and circumstances which become known only after kallan has begun to perform the mandate.
3.4	kallan is entitled to assume that the facts provided by the client, in particular numerical information, are correct and complete, when advising on individual questions and in the provision of ongoing advisory services. This does not apply where an examination of facts and figures is expressly required in the mandate. However, kallan is obliged to inform the client of any errors discovered in the course of dealing with a mandate.
3.5	The client will provide kallan with written powers of attorney for submission to authorities, courts and other third parties. A power of attorney granted to kallan may only be revoked in writing.

4.	Remuneration, Reimbursement, Assignment and Set-off
4.1	kallan will be remunerated in accordance with a separate remuneration agreement concluded between kallan and the client. If a remuneration agreement is not concluded, kallan will charge in accordance with the terms of the Law on the Remuneration of Attorneys (RVG).
4.2	In addition to the agreed or statutory remuneration/fees, the client will reimburse kallan for expenses incurred in connection with the handling of the mandate. Travel expenses (overnight stay, flight, train, rental car, etc.) will be invoiced in the amount actually incurred. As an expense allowance for costs other than travel expenses, in particular fees for telecommunication, postal and courier services as well as costs for copies and for the use of external databases and software applied in support of the processing of the mandate, e.g. Juris, Beck-Online, DeepL and ChatGPT Plus, an amount corresponding to 5% of the net remuneration settled in each case, but at least an amount of EUR 50, unless otherwise agreed in the remuneration agreement. VAT will be added as applicable.
4.3	Multiple clients in the same matter are jointly and severally liable for remuneration and expenses under clauses 4.1 and 4.2.
4.4	kallan may require reasonable advances for remuneration and expenses. If the requested advances are not paid, kallan may, after giving prior notice, cease further performance until the advances have been received, as long as this is not done at an inopportune moment.
4.5	Unless otherwise agreed in the remuneration agreement, invoices made by kallan are due for payment within 10 days after the date of the invoice.
4.6	If a client makes part payments and/or if a client is obliged to remunerate kallan for multiple mandates and the payment made by the client is insufficient to settle all remuneration claims, payments received will be credited first to costs, then to interest and finally to the principal service. In crediting payments to the principal service, the order specified in Section 366 para. 2 of the German Civil Code (BGB) applies. Repayment provisions of the client deviating from the above will have no effect.
4.7	To secure the claims of kallan arising from the performance of the mandate, the client hereby assigns to kallan any claims to reimbursement from the opposing party, legal costs insurance or other third parties for the amount of the outstanding claim. kallan hereby accepts this assignment.
4.8	The client's attention is drawn to the fact that in disputes within the jurisdiction of the labour courts both in out of court and first instance matters no claim can be made for reimbursement of attorney fees or other costs. In such proceedings, each party bears its own costs, regardless of the outcome. The same applies, in principle, to costs incurred in non-contentious proceedings.
4.9	At the client's request, kallan must release securities of its own choosing if the value of the claims assigned exceeds kallan's total claims by more than 20%.
4.10	kallan is entitled to set off incoming cost reimbursements and other payments due to the client against kallan's outstanding remuneration and reimbursement claims, including costs and interest already incurred or services not yet billed.
4.11	kallan is entitled to draw on cost reimbursements and any other items and amounts received, without the restrictions of Section 181 of the German Civil Code (BGB).
4.12	Set-off against kallan's claims for remuneration and reimbursement of expenses is permitted only where the client's claims are uncontested or have been determined by binding judgment.

5.	Liability
5.1	kallan's liability for claims arising out of the mandate relationship between kallan and the client is limited to EUR 10,000,000 in the case of ordinary negligence for each single event of damage (clause 5.4), unless kallan and the client have agreed otherwise in writing.
5.2	The limitation of liability in clause 5.1 does not apply to damage resulting from injury to life, body or health due to an intentional or negligent breach of duty by kallan, its legal representative or vicarious agent and/or for other damage arising from an intentional or grossly negligent breach of duty by kallan, its legal representative or vicarious agent.
5.3	If in an individual case a client wishes to increase the maximum liability amount specified in clause 5.1, kallan may, at the client’s express request, obtain correspondingly higher insurance cover, either in the individual case or in general. The client must reimburse separately any resulting increase in insurance premiums.