Arbeitszeiterfassung bei Betriebsratsmitgliedern – was Arbeitgeber beachten müssen

Arbeitgeber sind – so Grundsatz der Rechtsprechung des EuGH und des BAG – verpflichtet, ihren Mitarbeitenden durch Zurverfügungstellung entsprechender „Einrichtungen“ und Vorgaben, es zu ermöglichen, ihre Arbeitszeit zu erfassen. Sie sind verpflichtet, die Einhaltung dieser Verpflichtung durch Mitarbeitende zu prüfen wie auch die Arbeitszeiten im Hinblick auf Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben nachzuhalten. Umfang und Reichweite dieser Pflicht standen in den letzten Jahren stark im Fokus der Rechtsprechung und der öffentlichen Diskussion. In Aussicht gestellte Gesetzgebung lässt auf sich warten.

Während die Grundsätze mittlerweile weitgehend geklärt sind, stellen sich in der Praxis weiterhin verschiedenste Fragen, wie es auch in der hier besprochenen Entscheidung deutlich wurde. Wie verhält es sich etwa bei Arbeitszeiten von einem Arbeitnehmer, der Betriebsratsmitglied ist und dauerhaft für die Erfüllung von Betriebsratstätigkeiten von seiner Arbeitspflicht freigestellt ist? Das Landesarbeitsgericht (LAG) Düsseldorf hat sich mit eben jener Frage befasst und mit Urteil vom 27. März 2025 (Az. 11 SLa 594/24) Position bezogen und die Pflichten hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung bei Betriebsratsmitgliedern präzisiert.

Sachverhalt

Die Klägerin ist seit 1996 bei der Beklagten, einem Chemieunternehmen, beschäftigt. Zuletzt erhielt sie eine Bruttomonatsvergütung von EUR 4.864. Auf das Arbeitsverhältnis findet kraft beiderseitiger Tarifgebundenheit der für die chemische Industrie geltende Manteltarifvertrag vom 24.6.1992 i.d.F. vom 27. Juni 2024 Anwendung. Seit mehreren Jahren ist die Klägerin vollständig von der Arbeitspflicht freigestelltes Mitglied des bei der Beklagten bestehenden Betriebsrats.

Im Betrieb gilt eine Betriebsvereinbarung zur Regelung flexibler Arbeitszeit im Gleitzeitbereich, die auch eine digitale Erfassung der Arbeitszeiten vorsieht. Für alle Beschäftigten der Beklagten werden danach Beginn, Ende und Pausen elektronisch dokumentiert. Die Klägerin machte geltend, dass auch ihre Zeiten der Betriebsratstätigkeit vollständig im Zeiterfassungssystem zu erfassen seien. Hintergrund war, dass die Beklagte bestimmte Zeiten „kappte“ oder automatische Pausenabzüge vornahm, was die Klägerin als unzulässig ansah.

Das erstinstanzliche Arbeitsgericht sah keine Verpflichtung der Beklagten, das freigestellte Betriebsratsmitglied in das Erfassungssystem für Arbeitszeiten einzubeziehen. Im Berufungsverfahren gegen das Urteil des Arbeitsgerichts verfolgte die Klägerin ihre Ansprüche weiter.

Entscheidung des Gerichts

Das LAG Düsseldorf folgte im Hinblick auf die Arbeitszeiterfassung der Klägerin und gab ihrer Klage statt.

Der Arbeitgeber ist nach Ansicht des Gerichts verpflichtet, die tatsächlichen Zeiten der Betriebsratstätigkeit – Beginn, Ende und Pausen – im bestehenden Zeiterfassungssystem zu dokumentieren. Dies gelte auch für vollständig freigestellte Betriebsratsmitglieder nicht anders. Die Kammer stützte sich dabei auf die bisherige Rechtsprechung des BAG (u.a. BAG 10.07.2013 – 7 ABR 22/12; BAG 28.09.2016 – 7 AZR 248/14), wonach auch freigestellte Betriebsratsmitglieder ein schutzwürdiges Interesse an der Erfassung ihrer Anwesenheit haben. Denn obgleich diese nicht zur Erbringung ihrer eigentlichen, nach Arbeitsvertrag geschuldeten Arbeitsleistung verpflichtet sind, haben sie stattdessen während der gewöhnlichen vertraglich geschuldeten Arbeitszeit im Betrieb ihr Amt als Betriebsrat wahrzunehmen und sich für damit zusammenhängende Aufgaben bereit zu halten.

Die Argumentation des Arbeitgebers, Betriebsratstätigkeit unterliege nicht dem Direktionsrecht und müsse daher nicht erfasst werden, ließ das Gericht nicht gelten. Die Dokumentation der Anwesenheitsdaten während der Arbeitszeit diene der Nachvollziehbarkeit der Anwesenheit im Betrieb und damit der Vergütungsabrechnung sowie der Vermeidung von Konflikten über die Erfüllung der Betriebsratspflichten. Dieser Zweck gebiete es Arbeitgebern die Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer ausnahmslos zu erfassen, selbst solcher die aufgrund von Betriebsratsarbeit vollständig freigestellt sind.

Auch Kappungsregelungen oder Zeitkorridore aus Betriebsvereinbarungen sind nach Ansicht des Gerichts auf Betriebsratsmitglieder nicht anwendbar, da diese keine weisungsgebundene Arbeitsleistung im vergütungsrechtlichen Sinne erbringen. Regelungen über Obergrenzen der Arbeitszeiterfassung (Kappungen) verfolgen den Zweck, Überschreitung der Sollarbeitszeit zu verhindern und wirken mithin „erzieherisch“ auf einzelne Mitarbeiter, wonach sie ihre weisungsgebundene Arbeit grundsätzlich nur in bestimmten Zeiträumen erfüllen sollen. Ein Betriebsrat, welcher von seiner Arbeitspflicht freigestellt wurde, ist jedoch schon gar nicht zu weisungsabhängiger Tätigkeit verpflichtet. Bei diesem ist die Begrenzung von weisungsgebundenen Überstunden dem Grunde nach entbehrlich.

Praxishinweise

Die Entscheidung des LAG Düsseldorf steht im Einklang mit der bisherigen Rechtsprechung des EuGH und Bundesarbeitsgerichts über die generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bei Arbeitnehmern (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Darüber hinaus unterstreicht die vorliegende Entscheidung, was die Verpflichtung des Arbeitgebers zur ordnungsgemäßen Erfassung der Arbeitszeit gegenüber Betriebsratsmitgliedern beinhaltet.

Konkret müssen Arbeitgeber auch freigestellten Betriebsratsmitgliedern die Teilnahme am Zeiterfassungssystem ermöglichen, auch wenn diese keine Arbeitsleistung im eigentlichen Sinne erbringen und die erfassten Zeiten ausschließlich Betriebsratstätigkeit betreffen. Die Zeiterfassung dient der Transparenz sowie der Vermeidung von Konflikten über die Erfüllung der Betriebsratsaufgaben. Etwaige Regelungen in Betriebsvereinbarungen zur Kappung von Zeitguthaben sind auf Betriebsratsmitglieder hingegen nicht anwendbar, da diese Vorgaben nur für weisungsgebundene Arbeit gelten. Nicht Gegenstand des Verfahrens war die Frage, was Betriebsratsmitglieder ggf. als Inhalt ihrer Arbeit angeben müssen. Es dürfte aber unstreitig sein, dass die konkreten Aufgaben bzw. Inhalte der Betriebsratstätigkeit nicht anzugeben sind, so dass es mit der Angabe „Betriebsratstätigkeit“ oder „Teilnahme an Betriebsratssitzung“ sein Bewenden haben dürfte.

Arbeitgeber sollten daher ihre Praxis zur Zeiterfassung und entsprechende Betriebsvereinbarungen überprüfen und sicherstellen, dass alle Arbeitnehmer einschließlich (freigestellter) Betriebsratsmitglieder ihre Anwesenheitszeiten vollständig erfassen können. Dies vermeidet nicht nur arbeitsrechtliche Streitigkeiten im Zusammenhang mit Vergütungs- und Arbeitszeitfragen, sondern erfüllt in beiderseitigem Interesse auch die Anforderungen an eine transparente und rechtssichere Dokumentation.

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2.	Scope and Performance of the Mandate
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2.2	If a mandate requires kallan to provide written results, only the written explanation is decisive. Verbal statements and information provided beyond a specific mandate are always non-binding.
2.3	All services provided by kallan under these General Terms and Conditions are provided exclusively towards the client. kallan will only be liable to third parties if in an individual case at the client's request kallan expressly undertakes in writing to be liable in that regard.
2.4	Disclosure to third parties of kallan's professional statements (reports, expert opinions, legal documents, contracts, etc.) requires its prior written consent unless consent to disclose the statement to a specific third party results as such from the content of the given mandate.
2.5	Each mandate will be performed in accordance with the principles of proper professional practice. kallan may make use of employees, third party experts and data processing companies to perform the mandate.
2.6	The mandate will be performed solely on the basis of the laws of the Federal Republic of Germany and does not include tax advice. The client must commission its own clarification of any tax consequences using its own third party experts (e.g. tax consultants, auditors) and notify kallan immediately of any resulting requirements. If the mandate involves foreign law, kallan will notify the client in good time. Consideration of foreign law requires an express written agreement. For these purposes, EU law is not considered foreign law.
2.7	If the involvement of third parties is necessary or useful or desired by the Client in order to provide advice in legal questions under German or foreign law, the third party will act directly as a contractor for the client if kallan and the client do not expressly agree otherwise in writing. If and to the extent the client expressly desires that a third party acts as subcontractor of kallan the client is aware and agrees as of the date of the assignment of the third party (a) that kallan is only liable for the careful selection and instruction of the third party and that any further liability for the third party is excluded and (b) that kallan's insurance covers only kallan's liability as set forth in lit. (a).
2.8	kallan is not obliged to advise the client with regard to changes in the law and resulting consequences after giving a final professional statement.

3.	Cooperation of kallan and the Client During the Mandate
3.1	kallan will inform the client of the information which it requires to perform the mandate and advise the client of the documents and information kallan considers necessary.
3.2	The client will support kallan in the performance of the specific mandate and provide kallan in good time with all information and documents necessary or relevant for the performance of the mandate, without special request by kallan.
3.3	In addition, the client must promptly notify kallan of any further events and circumstances that may be relevant to the performance of the mandate. This also applies to documents, events and circumstances which become known only after kallan has begun to perform the mandate.
3.4	kallan is entitled to assume that the facts provided by the client, in particular numerical information, are correct and complete, when advising on individual questions and in the provision of ongoing advisory services. This does not apply where an examination of facts and figures is expressly required in the mandate. However, kallan is obliged to inform the client of any errors discovered in the course of dealing with a mandate.
3.5	The client will provide kallan with written powers of attorney for submission to authorities, courts and other third parties. A power of attorney granted to kallan may only be revoked in writing.

4.	Remuneration, Reimbursement, Assignment and Set-off
4.1	kallan will be remunerated in accordance with a separate remuneration agreement concluded between kallan and the client. If a remuneration agreement is not concluded, kallan will charge in accordance with the terms of the Law on the Remuneration of Attorneys (RVG).
4.2	In addition to the agreed or statutory remuneration/fees, the client will reimburse kallan for expenses incurred in connection with the handling of the mandate. Travel expenses (overnight stay, flight, train, rental car, etc.) will be invoiced in the amount actually incurred. As an expense allowance for costs other than travel expenses, in particular fees for telecommunication, postal and courier services as well as costs for copies and for the use of external databases and software applied in support of the processing of the mandate, e.g. Juris, Beck-Online, DeepL and ChatGPT Plus, an amount corresponding to 5% of the net remuneration settled in each case, but at least an amount of EUR 50, unless otherwise agreed in the remuneration agreement. VAT will be added as applicable.
4.3	Multiple clients in the same matter are jointly and severally liable for remuneration and expenses under clauses 4.1 and 4.2.
4.4	kallan may require reasonable advances for remuneration and expenses. If the requested advances are not paid, kallan may, after giving prior notice, cease further performance until the advances have been received, as long as this is not done at an inopportune moment.
4.5	Unless otherwise agreed in the remuneration agreement, invoices made by kallan are due for payment within 10 days after the date of the invoice.
4.6	If a client makes part payments and/or if a client is obliged to remunerate kallan for multiple mandates and the payment made by the client is insufficient to settle all remuneration claims, payments received will be credited first to costs, then to interest and finally to the principal service. In crediting payments to the principal service, the order specified in Section 366 para. 2 of the German Civil Code (BGB) applies. Repayment provisions of the client deviating from the above will have no effect.
4.7	To secure the claims of kallan arising from the performance of the mandate, the client hereby assigns to kallan any claims to reimbursement from the opposing party, legal costs insurance or other third parties for the amount of the outstanding claim. kallan hereby accepts this assignment.
4.8	The client's attention is drawn to the fact that in disputes within the jurisdiction of the labour courts both in out of court and first instance matters no claim can be made for reimbursement of attorney fees or other costs. In such proceedings, each party bears its own costs, regardless of the outcome. The same applies, in principle, to costs incurred in non-contentious proceedings.
4.9	At the client's request, kallan must release securities of its own choosing if the value of the claims assigned exceeds kallan's total claims by more than 20%.
4.10	kallan is entitled to set off incoming cost reimbursements and other payments due to the client against kallan's outstanding remuneration and reimbursement claims, including costs and interest already incurred or services not yet billed.
4.11	kallan is entitled to draw on cost reimbursements and any other items and amounts received, without the restrictions of Section 181 of the German Civil Code (BGB).
4.12	Set-off against kallan's claims for remuneration and reimbursement of expenses is permitted only where the client's claims are uncontested or have been determined by binding judgment.

5.	Liability
5.1	kallan's liability for claims arising out of the mandate relationship between kallan and the client is limited to EUR 10,000,000 in the case of ordinary negligence for each single event of damage (clause 5.4), unless kallan and the client have agreed otherwise in writing.
5.2	The limitation of liability in clause 5.1 does not apply to damage resulting from injury to life, body or health due to an intentional or negligent breach of duty by kallan, its legal representative or vicarious agent and/or for other damage arising from an intentional or grossly negligent breach of duty by kallan, its legal representative or vicarious agent.
5.3	If in an individual case a client wishes to increase the maximum liability amount specified in clause 5.1, kallan may, at the client’s express request, obtain correspondingly higher insurance cover, either in the individual case or in general. The client must reimburse separately any resulting increase in insurance premiums.